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《律师事务所业务档案管理办法》指引
2020/12/10 14:58:53 浏览:1371来源:福州市律师协会

第一条 为进一步提高本所管理水平,加强本所业务档案管理工作,促进本所依法、诚信、规范执业,根据《中华人民共和国档案法》《律师事务所管理办法》《律师业务档案立卷归档办法》《律师业务档案管理办法》等相关法律、部门规章的规定,结合本所实际情况,制定本办法。

第二条 本所设档案管理员,依照《律师业务档案立卷归档办法》《律师业务档案管理办法》的及相关规定,开展本所律师业务档案的收集、整理、移交、保管、利用等管理活动。

第三条 律师业务档案分诉讼、非诉讼二类。诉讼类包括刑事诉讼(含刑事辩护和刑事代理)、民事诉讼(含仲裁代理)、行政诉讼三种;非诉讼类包括法律顾问、咨询、代书以及其他非诉讼业务等。

第四条 律师应当在法律事务办理完毕后,即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料及电子材料等,补齐资料,移除不必立卷归档的材料。

第五条 律师业务档案应该按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应该按照客观进程或者时间顺序排列。具体顺序为:

(一)刑事诉讼卷:1.本所业务受理审批表;2.委托材料;3.收费凭证;4.阅卷笔录;5.会见被告人、委托人、证人笔录;6.调查材料;7.承办人提出的辩护或者代理意见;8.集体讨论记录;9.起诉书、上诉书;10.辩护词或者代理词、11.出庭通知书;12.庭审笔录;13.裁定书、判决书;14.上诉书、抗诉书;15.办案小结。

(二)民事诉讼卷:1.本所业务受理审批表;2.聘请律师风险提示;3.委托材料(委托代理协议、授权委托书);4.收费凭证;5.起诉状或者答辩状、上诉状;6.证据清单;7.会见当事人谈话笔录;8.调查材料(证人证言、书证);9.诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书以及相关法院裁定书;10.对方当事人的答辩状、起诉状或上诉状及证据材料;11.集体讨论记录;12.代理词;13.出庭通知书;14.庭审笔录;15.判决书、裁定书、调解书、决定书、上诉状;16.办案小结。

(三)非诉讼类卷:1.本所业务受理审批表;2.聘请律师风险提示;3.委托材料(委托代理协议、授权委托书);4.收费凭证;5.委托方基本情况介绍材料;6.委托人提供的证据材料;7.调查材料;8.办理各类法律事务的记录和有关材料;9.集体讨论记录;10.工作底稿;10.律师出具的法律意见或者草拟的其他法律文书等;11.工作小结。

   第六条 卷、仲裁代理卷顺序参照诉讼卷排列。 

第七条 律师业务材料应当在结案或者事务办结后及时整理立卷。随卷归档的数字影音材料档案,应该当制作光盘,并注明当事人的姓名、内容、档案编号、盘内的主要文件等内容。

第八条 档案管理人员接收案卷时,应该按照规定的要求、检查案卷质量,并按规定办理归档手续,在案卷封面左上角盖“归档”章。

第九条 本所设立律师业务档案借阅登记簿。借阅档案必须履行一定的审批和登记手续,借阅均应当在登记簿上进行登记,并限定借阅期限,因特殊情况不能按时归还的,应当办理延期手续。

第十条 原承办律师可以借阅已经归档的业务档案,但有明文规定须经批准的除外。本所律师借阅其他业务档案,应当经负责人审批。

同级或者上级司法行政机关的律师管理部门以及律师协会因工作需要调阅律师业务档案的,应当按相关规定处理。

第十一条 对查阅或调阅的律师业务档案,要及时催还,还回时如发现案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况,应当立即向负责人汇报并及时追查。

第十二条 档案管理人员必须严格遵守保密制度,保守国家机密和当事人秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围,不得向他人泄露档案的内容。

第十三条 律师业务档案的保管期限参照司法部、国家档案局制定颁布的《律师业务档案保管期限表》确定。

第十四条 档案保管处应当坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染,室内保持清洁、整齐、通风。

第十五条 档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案需及时采取措施,并进行修补和复制。发现案卷丢失的,立即向负责人报告,并积极查找。

第十六条 档案管理人员以及律师因调动工作、退休时,应当在离职前做好档案移交工作,办理交接手续,否则不予办理有关手续。

第十七条 本办法由[合伙人会议]审议通过后生效,自生效之日起施行。

(注:未设立合伙人会议的律师事务所,由本所主任签发生效)